Entradas del autor: Rosa Alnasser

Jefe de proyecto: El arte de la gestión

Hace unas semanas, dedicábamos un artículo del Doolphy Blog a la figura del jefe de proyecto, enumerando cada una de las características que consideramos imprescindibles en su puesto. La conclusión fue que debe contar con las capacidades de gestión, liderazgo, comunicación y organización.

En esta ocasión, queremos centrarnos en la primera de ellas, su capacidad como gestor, que debe alcanzar las siguientes áreas de actuación:

  • Gestión del presupuesto. El tiempo y el dinero son recursos que nos acompañan durante todo el viaje que supone un proyecto. Respetar los límites y dirigir la situación en la que se enmarcan son aspectos clave que el jefe de proyecto debe asegurar. Para eso, será necesario utilizar medidas de análisis de su evolución en términos temporales y económicos.
  • Gestión de recursos humanos, incluyendo también la gestión de los conflictos que puedan producirse. El jefe de proyecto es el encargado de elegir al equipo que le acompañe y sobre el que ejerce como “capitán del barco”. Una de las herramientas clave de su gestión tiene que ser una comunicación clara y precisa.
  • Gestión de riesgo: derivado del entorno dinámico en el que se desarrolla el proyecto, ha de hacer frente a la incertidumbre que lo rodea, tener la capacidad de reacción necesaria y tomar las medidas adecuadas para hacer frente a los posibles imprevistos. El jefe de proyecto debe anticiparse a los riesgos existentes para minimizar su impacto en la medida de lo posible.
  • Gestión de stakeholders. La información que tiene que facilitar a cada uno de ellos varía en función de la naturaleza de los mismos. Por ello, un buen jefe de proyecto debe saber adaptarse a cada uno de ellos en función de sus distintos intereses.

Podemos ver cómo la figura del jefe de proyecto tiene un papel fundamental desde el inicio del proyecto, con la fijación de objetivos y debe hacer frente a todos los elementos del entorno que le afecta. Está claro que todo esto no puede hacerlo solo y necesita la ayuda de un equipo con las competencias adecuadas y un software de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades y le facilite las herramientas necesarias de análisis de la información.

¿Aún dudas si una herramienta de gestión de proyectos pueda adaptarse a lo que necesitas? Prueba Doolphy. Miles de usuarios ya se han unido a la Doolphymanía. ¿A qué esperas? ;)

 

Up With Your Projects!

El tiempo: la importancia de su gestión y monitorización

Esta semana continuamos presentando los nuevos informes que hemos estrenado en Doolphy. En esta ocasión, es el turno del nuevo “Informe de Tiempo”.

En varias ocasiones hemos hablado de la gestión del tiempo, ya que creemos que éste es uno de los principales retos ante el que se enfrenta cualquier trabajador en su día a día. Hemos querido resumir en 3 puntos las reglas o consejos útiles para alcanzar este objetivo de la mejor manera posible:

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¿Sé realmente cómo distribuyo mi tiempo?

Muchas veces, echamos la vista atrás para saber si hemos aprovechado bien el tiempo. Ya sea en momentos de ocio, como por ejemplo a la vuelta de un viaje, o dentro de nuestras obligaciones laborales. Y en el marco de un proyecto, ¿por qué es tan necesario saber en qué empleo mi tiempo?

Tener esta información te resultará muy útil en diferentes etapas del desarrollo del proyecto. En este sentido, podemos destacar 3 grandes ventajas:

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La Gestión de Proyectos y la Gala de los Oscars

El pasado domingo 28 de febrero se celebró la 88ª edición de los premios que otorga la Academia de las Artes y las Ciencias Cinematográficas en Los Ángeles, California, conocidos como los Oscars.

Por este motivo, queremos dedicar el post de esta semana a la organización de eventos entendida como un proyecto. En el caso de los Oscar, la finalidad es la celebración de una gala en la que se entregan los preciados premios que reconocen la labor de profesionales en el ámbito cinematográfico y que arroja las siguientes cifras:

  • Votaron 6.261 miembros de la Academia de Artes y Ciencias de Hollywood.
  • El teatro Dolby (anteriormente llamado Kodak) tiene capacidad para 3.400 espectadores.
  • En la sala del teatro Kodak trabajaban 60 acomodadores.
  • 288 medios oficialmente acreditados para la ceremonia.
  • 63 fotógrafos y 36 periodistas en la alfombra roja.
  • 300 empleados contratados en la oficina de producción del Oscar.
  • 1.500 invitados a la fiesta oficial del Governors Ball.

Recursos que tuvieron que ser perfectamente coordinados, agrupados en tareas previamente planificadas y con la necesidad de respetar límites temporales y económicos. Está claro que es necesaria la figura de un jefe de equipo que coordine y asegure alcanzar los objetivos.

¿Cómo se aplica la gestión de proyectos a la organización de eventos?

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Project Management & Time Tracking, ¿un matrimonio perfecto?

“Un hombre que se atreve a perder una hora de su vida, no ha descubierto el valor de ésta” (Charles Darwin)

Vamos a dedicar el artículo de hoy a ese preciado recurso que más de una vez hemos querido multiplicar o parar: el tiempo.

La evolución de la tecnología nos ha traído nuevas formas de saber cómo estamos distribuyéndolo, especialmente en el ámbito laboral, y el mundo de la gestión de proyectos no se queda atrás. Cuando estamos inmersos en su desarrollo es muy importante conocer el tiempo que le estamos dedicando, pero ¿por qué? A continuación, os presentamos 4 beneficios derivados de la utilización de herramientas de control de tiempo (time tracking) en la gestión de vuestros proyectos, tanto para los que ocupáis la figura de jefe de proyecto como para el resto de participantes:

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¿Para qué sirven los informes de Doolphy?

En alguna ocasión, hemos hablado de la importancia de monitorizar el desarrollo de los proyectos y los informes son imprescindibles para cumplir esa misión, ya que ofrecen información relativa a un determinado periodo para que podamos analizarla fácilmente y, así, obtener conclusiones y tomar decisiones que nos ayuden a mejorar.

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Las metodologías de gestión de proyectos. ¿Cuál aplico? (2ª parte)

¡Hola a todos!

Retomamos el tema que iniciamos hace unas semanas y continuamos hablando de las metodologías de la gestión de proyectos. Si hace unos días, escribíamos sobre su origen y las características de las metodologías predictivas, ahora toca el  turno de las metodologías ágiles que nacieron para solucionar algunas debilidades identificadas en las técnicas predictivas.

Agile_Methodology

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Las metodologías de gestión de proyectos. ¿Cuál aplico? (1ª parte)

¡Hola a todos!

Para finalizar este mes de agosto, de nuevo, volvemos la vista atrás, hasta el artículo en el que hablábamos de las 6 claves del fracaso de la gestión de proyectos. En nuestros dos próximos posts, hablaremos acerca de las metodologías en la gestión de proyectos e intentaremos dar respuesta a distintas preguntas que nos surgen.

Gestión Proyectos¿Qué tipos de metodologías de gestión de proyectos existen? ¿Cuáles son las diferencias entre ellas? ¿Cuál es la más adecuada para mi proyecto?

¿Cómo y por qué nacen las metodologías de gestión de proyectos?

Si definimos proyecto como el conjunto de actividades interrelacionadas que tienen como objetivo final conseguir un determinado resultado, en un periodo de tiempo previamente definido y con una asignación de recursos, nos damos cuenta que en su desarrollo intervienen 3 elementos: personas, procesos y tecnología o herramientas. Por lo tanto, lo primero que tenemos que hacer es organizarlos para conseguir alcanzar una correcta coordinación entre ellos.

Las metodologías de gestión de proyectos comenzaron a gestarse en los años 50, en el ejército estadounidense, para intentar reducir el volumen de proyectos que se descontrolaban y ayudar a solventar problemas comunes que se habían identificado relativos a:

  • Exceso de carga de trabajo planificada o en proceso.
  • Costes que superan el presupuesto inicial.
  • Problemas en la calidad, valor o utilidad del resultado final.

La gestión de proyectos puede ser predictiva o ágil. Como en toda disciplina, existen defensores de una y de otra.

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6 Claves del Fracaso de tus Proyectos

¡Hola!

Hablemos acerca de los factores más importantes que pueden guiarnos hacia el éxito en la gestión de proyectos. En esta ocasión, hemos querido variar ligeramente el enfoque y analizar los errores más habituales que impiden que los proyectos lleguen a buen término y que no se ajusten a lo esperado en términos de resultado, plazo o rentabilidad.

¿Cuáles son los fallos más comunes que debes evitar si quieres tus proyectos alcancen los resultados esperados?

Project Management Success1. No definir claramente los objetivos del proyecto

Una de las principales causas del fracaso de los proyectos es la falta de objetivos claros, medibles y alcanzables. Es necesario saber qué se quiere conseguir para poder dirigir convenientemente los esfuerzos de todas las partes implicadas.  Además, es fundamental en este proceso la gestión de las expectativas del cliente, ya sea interno o experto, para asegurarse de que los objetivos fijados están alineados con lo que realmente espera obtener y garantizar así su satisfacción con el resultado del proyecto.

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¿Cómo motivar a tu jefe?

Motiva a tu jefeLa motivación de un equipo es algo que siempre se tiene en mente pero, ¿qué pasa con los jefes?

Pensamientos como que un jefe no puede caer en la desmotivación o que debe estar preparado para eso, pueden rondarnos la cabeza en multitud de ocasiones pero es cierto que, aunque a veces se nos pueda olvidar, ellos también son personas y están sometidos a tensiones y presiones en su día a día, por lo que pueden necesitar ánimos para seguir adelante.

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