Técnicas de ahorro de tiempo y la Gestión de Proyectos

Los buenos jefes de proyectos entienden lo crítico que es el uso prudente y eficiente del tiempo. Sin embargo, no siempre es fácil manejar distracciones, gestionar continuos proyectos y comunicarse eficazmente con los miembros del equipo y los clientes. Es necesario tener compromiso y disciplina para poder hacer más en menos tiempo.

 

Los siguientes consejos de gestión de proyectos pueden ayudarte a recuperar las horas perdidas y redirigirlas hacia un camino más productivo:

  • Documenta tu trabajo.

Utiliza una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a ti, Adquiere el hábito de documentación, toma de notas y actualización regular de tu planificación.

  • Planifica.

Al final de cada jornada, haz una lista detallada de lo que quieres y necesitas realizar al día siguiente. Una vez que lo hayas hecho, decide qué tareas puedes delegar y prioriza la lista desde las más a las menos importantes. Completar la tarea más importante en primer lugar te permitirá ser más productivo y finalizar más tareas.

  • Una vez que tengas tu planificación diaria, cúmplela.

Tu lista de cosas pendientes no tiene sentido si no la cumples. Aplazar las tareas no hará que desaparezcan. Por muy tentador que sea caer en la procrastinación, lo único que conseguirás será arruinar tu planificación.

  • Mantén a raya tus distracciones.

Haz una lista de las cosas que te distraen. Recuerda el momento exacto en el que se produjo, la causa y cuánto duró. Repite esto durante una semana. Después, coge la lista y determina el valor que te ha hecho perder cada una de las distracciones. El último paso es eliminar las distracciones que no conducen a nada productivo.

  • Crea un registro acerca de a qué dedicas tu tiempo.

Durante al menos una semana, registra todo lo que haces a lo largo del día y anota cuánto tardas. No ignores nada, aunque consideres que no es importante o que te ha llevado sólo un minuto. Después de una semana más o menos, evalúa tus registros y analiza cómo te organizas tus horas y minutos. Haz los ajustes que sean necesarios para aumentar tu productividad.

  • Usa una gestión inteligente del tiempo cuando planificas reuniones.

Para los que están empezando, tened en cuenta que las reuniones son absolutamente necesarias. ¿Acaso hay algún otro método de Comunicación (email, llamadas, etc.) que sirva para el mismo fin? También, debes decidir si eres o no necesario en la reunión o si puedes delegar esa responsabilidad sobre otros. Cuando pones en marcha una reunión, debes planearla en detalle y asegurarte de que los asistentes conocen qué se va a tartar y cuánto tiempo se dedicará a cada asunto. Una vez que estés en la reunión, cíñete a la agenda y no pierdas el tiempo.

Estos consejos para usar tu tiempo eficazmente son de gran utilizada para llevar tu proyecto hacia el éxito desde el principio hasta el fin. Mantenerse al día en las tendencias de gestión de Proyectos puede ayudarte a desarrollar un buen sistema de gestión del tiempo e incluso ¡tu carrera!

Up With Your Projects!

Imagen mr. Donb

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