10 puntos clave a la hora de elegir un software de gestión de proyectos

Cuando vas a elegir un software de gestión de proyectos, hay que tener en cuenta muchos aspectos ya que se trata de una elección compleja debido al gran número de herramientas de este tipo que han aparecido en los últimos años. Además, es una decisión muy importante ya que la aplicación elegida tendrá un impacto decisivo en el correcto desarrollo de los proyectos a realizar.

A continuación, repasamos algunos requisitos imprescindiblespara acertar en la elección del software que mejor se adapte a tus necesidades:

10 puntos claves al elegir un software de gestión de proyectos

  1. Software online. Las ventajas del uso de un software online son numerosas y las herramientas existentes en la actualidad ya han alcanzado el nivel funcional a las herramientas “tradicionales” más consolidadas, por lo que, sin duda, te animamos a elegir una herramienta SaaS y, así, ¡subirte a la “nube”! ;)
  2. Fácil, usable e intuitivo. Éste es un aspecto fundamental que te permitirá hacer un primer filtro en la evaluación de cualquier aplicación. Si a ti no te parece fácil, imagina cómo puede ser la experiencia de otros usuarios menos acostumbrados a su uso.
  3. Versión o periodo de prueba. La mejor forma de acertar en la elección es probarlo por ti mismo. Por eso, es importante elegir aplicaciones que cuenten con versión o periodo de prueba para poder hacer una evaluación previa.
  4. Escalabilidad. Es fundamental analizar bien los distintos planes de precios ofertados y tener visión de largo plazo. Es importante conocer si el proveedor ofrece planes más avanzados que el que hayas elegido en un primer momento, que permitan adaptarse a las posibles necesidades futuras.
  5. Funciones básicas. Un software de gestión de proyectos debe incluir, al menos, algunas funciones mínimas elementales como son la gestión de múltiples proyectos, la delegación de tareas a usuarios, la agenda o los informes de tiempo.
  6. Funciones avanzadas. En base a tus  necesidades, puedes necesitar algunas funcionalidades extra como son los diagramas de Gantt (y otras herramientas de planificación como las plantillas), la gestión de archivos, la gestión de gastos, la opción de exportar a Excel, un sistema de roles y permisos o informes de rentabilidad.
  7. Distintos perfiles, distintas necesidades. En función del tipo de organización y de tipo de proyecto a realizar, será necesario que el software cubra las necesidades de distintos miembros implicados en el proyecto como pueden ser los jefes de proyecto, más centrados en la coordinación, o los miembros del equipo con mayor foco en la comunicación y reflejo de su trabajo diario.
  8. Otras necesidades más particulares. En ocasiones, por el sector de actividad en el que se desarrolla el proyecto y/o la exigencia de una metodología concreta a seguir, se puede necesitar una herramienta más concreta. En ese caso, busca aquella que mejor se ajuste a tus necesidades teniendo en cuenta los pros y contras de elegir una aplicación de uso menos generalizado.
  9. Excelencia en la atención al cliente. Simplemente compruébalo por ti mismo. Busca en la página web los canales de contacto que el proveedor del software pone a tu disposición y pon a prueba su servicio de atención al cliente enviando aquellas consultas, dudas o sugerencias que te hayan surgido durante el proceso de evaluación. De esta forma, podrás conocer de antemano la calidad del trato, la rapidez de respuesta y la cercanía de la empresa con los usuarios.
  10. Referencias. Busca referencias, pregunta, por ejemplo, a través de las redes sociales si alguien ha probado ya el software que estás evaluando y qué opinión le merece la aplicación en su conjunto o aquella funcionalidad que más te interesa.

Y tú, ¿añadirías algún otro punto a la lista?

Desde Doolphy, estamos convencidos de que nuestra herramienta obtiene una puntuación excelente en el análisis de estos puntos pero la última palabra la tienes tú ;). Para ello, te animamos a comparar, probar Doolphy y otras herramientas que se puedan adaptar a tus necesidades, y decirnos tu opinión.

Esperamos aprobar con nota tu examen y ser la solución elegida para ayudarte a incrementar el éxito de tus proyectos.

Up With Your Projects!

 

Imagen: HeroesOnTheMoon
  • http://kellyprojectsolutions.com/KPSBlog/ Robert Kelly

    Doolphy gran equipo de trabajo! Perdone mi español, mi esposa habla español … Yo google. LOL

    Hemos organizado la mesa redonda de ayer sobre este tema y algunos de sus puntos eran justo en!
    El número cuatro y asegurarse de que las escalas para el futuro es la clave!
    El número siete y asegurarse de que la herramienta puede tener perfiles es casi siempre olvidado. La herramienta no puede ser sólo para el PM y / o de TI, sino que debe trabajar para los miembros del equipo en el negocio
    Sector y el número ocho es demasiado grande. El desarrollo de productos es muy diferente de desarrollo de software. ¿Puede la herramienta de manejar las dos cosas? ¿Puede su proveedor de orientar?

    En cuanto a la función, lo entiendo. Tenemos que salir de xls hojas de cálculo y PowerPoint Microsft pero cualquier depende la adopción de software en la adopción del usuario. No lo haga demasiado complicado o conseguir muchas campanas y silbidos o el equipo no va a usar la herramienta. Sencilla es la clave.

    Espero que bien traducido google

    • http://www.doolphy.com/ Doolphy

      Hi Robert! Google Translator turns out to be handy in some situations ;-) We could understand your comment without problems ;-) I’ve just listened a podcast about your roundtable and it was very interesting!
      The 4th point is very important because you should choose a tool that grows up with your team.
      With respect to the 7th point, we share your opinion. One should choose an application that allows all the collaborating members of a project to have all the information they need available.
      There are a lot of professional sectors, and it would be perfect to have a tool that fits to everyone’s needs. However, it is a good starting point to realize that no such tool exists and that to choose one you have to evaluate your situation, your environment, your needs and find the best option according to them.
      And finally, the most important thing is that the application you choose is easy and intuitive! In Doolphy we take this key point very seriously and we work every day bearing that in mind. In fact, our newest feature was related with it. Our Smart Planner helps and assists project managers to plan their projects quickly. Thanks to that, Doolphy is the 1st project management software that includes Artificial Intelligence in planning.
      Thanks for your effort of writing in Spanish! (just remember that all our content is available in English too ;-)).
      Also, from few days ago, the application and the website are available in Portuguese too.
      Up With Your Projects!

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