10 puntos clave a la hora de elegir un software de gestión de proyectos
Cuando vas a elegir un software de gestión de proyectos, hay que tener en cuenta muchos aspectos ya que se trata de una elección compleja debido al gran número de herramientas de este tipo que han aparecidoen los últimos años. Además, es una decisión muy importante ya que la aplicación elegida tendrá un impacto decisivo en el correcto desarrollo de los proyectos a realizar.
A continuación, repasamos algunos requisitos imprescindiblespara acertar en la elección del software que mejor se adapte a tus necesidades:
- Software online. Las ventajas del uso de un software online son numerosas y las herramientas existentes en la actualidad ya han alcanzado el nivel funcional a las herramientas “tradicionales” más consolidadas, por lo que, sin duda, te animamos a elegir una herramienta SaaS y, así, ¡subirte a la “nube”! ;)
- Fácil, usable e intuitivo. Éste es un aspecto fundamental que te permitirá hacer un primer filtro en la evaluación de cualquier aplicación. Si a ti no te parece fácil, imagina cómo puede ser la experiencia de otros usuarios menos acostumbrados a su uso.
- Versión o periodo de prueba. La mejor forma de acertar en la elección es probarlo por ti mismo. Por eso, es importante elegir aplicaciones que cuenten con versión o periodo de prueba para poder hacer una evaluación previa.
- Escalabilidad. Es fundamentalanalizar bien los distintos planes de precios ofertados y tener visión de largo plazo. Es importante conocer si el proveedor ofrece planes más avanzados que el que hayas elegido en un primer momento, que permitan adaptarse a las posibles necesidades futuras.
- Funciones básicas. Un software de gestión de proyectos debe incluir, al menos, algunas funciones mínimas elementales como son la gestión de múltiples proyectos, la delegación de tareas a usuarios, la agenda o los informes de tiempo.
- Funciones avanzadas. En basea tus necesidades, puedes necesitar algunas funcionalidades extra como son los diagramas de Gantt (y otras herramientas de planificación), la gestión de archivos, la gestión de gastos, la opción de exportar a Excel, un sistema de roles y permisos o informes de rentabilidad.
- Distintos perfiles, distintas necesidades. En función del tipo de organización y de tipo de proyecto a realizar, será necesario que el software cubra las necesidades de distintos miembros implicados en el proyecto como pueden ser los jefes de proyecto, más centrados en la coordinación, o los miembros del equipo con mayor foco en la comunicación y reflejo de su trabajo diario.
- Otras necesidades más particulares. En ocasiones, por el sector de actividad en el que se desarrolla el proyecto y/o la exigencia de una metodología concreta a seguir, se puede necesitar una herramienta más concreta. En ese caso, busca aquella que mejor se ajuste a tus necesidades teniendo en cuenta los pros y contras de elegir una aplicación de uso menos generalizado.
- Excelencia en la atención al cliente. Simplemente compruébalo por ti mismo. Busca en la página web los canales de contacto que el proveedor del software pone a tu disposición y pon a prueba su servicio de atención al cliente enviando aquellas consultas, dudas o sugerencias que te hayan surgido durante el proceso de evaluación. De esta forma, podrás conocer de antemano la calidad del trato, la rapidez de respuesta y la cercanía de la empresa con los usuarios.
- Referencias. Busca referencias, pregunta, por ejemplo, a través de las redes sociales si alguien ha probado ya el software que estás evaluando y qué opinión le merece la aplicación en su conjunto o aquella funcionalidad que más te interesa.
Y tú, ¿añadirías algún otro punto a la lista?
Desde Doolphy, estamos convencidos de que nuestra herramienta obtiene una puntuación excelente en el análisis de estos puntos pero la última palabra la tienes tú ;). Para ello, te animamos a comparar, probar Doolphy y otras herramientas que se puedan adaptar a tus necesidades, y decirnos tu opinión.
Esperamos aprobar con nota tu examen y ser la solución elegida para ayudarte a incrementar el éxito de tus proyectos.
