Un proyecto, al contrario de lo que pudiera pensarse, no es una simple sucesión lineal de tareas. Con frecuencia, hay tareas que coinciden en el tiempo dentro de un proyecto o, incluso, entre distintos proyectos. En estos casos, es fundamental tener claros los criterios para elegir en cual hay que concentrar el esfuerzo en cada momento, analizando la prioridad, urgencia, estado y progreso de las distintas tareas asignadas.

Prioridad y urgencia son conceptos que en ocasiones se confunden pero que responden a aspectos muy diferentes. La urgencia, un concepto más claro, tiene que ver con la restricción temporal existente (la fecha de fin prevista para la tarea) y la necesidad de cumplir con los plazos establecidos.

Sin embargo, la prioridad es una variable más compleja pero también más importante. A la hora de fijar la prioridad de cada una de las tareas deben tenerse en cuenta distintos aspectos:

• Importancia, entendida como peso y relevancia, de la tarea para la consecución de los objetivos del proyecto en términos de alcance, plazos y rentabilidad.

• Dependencia que algunas tareas pueden tener de la anterior a la hora de poder llevarlas a cabo.

• Imposibilidad de modificar la planificación prevista: asignar la tarea a otro usuario, aplazar la fecha de fin, etc.

En base a una combinación de estos aspectos, es importante asignar distintas prioridades a las tareas en la planificación y corregirlas, si es necesario, durante la ejecución del proyecto. Por su parte, el estado y el progreso son elementos relacionados aunque distintos. Una tarea puede tener el estado Planificada, En Trabajo o Cerrada. Y, a su vez, aquellas tareas que están En Trabajo tienen un distinto grado de avance o progreso respecto al esfuerzo estimado a priori.

¿Has tenido alguna vez la sensación de no saber con qué tarea comenzar al inicio de un día o una semana? Un consejo, no confundas lo importante con lo urgente y prioriza. Para ello necesitas una herramienta que te muestre toda está información de forma automática y visual.

¿Cómo te ayuda Doolphy?

Gracias a nuestro gestor de proyectos online es posible asignar una prioridad alta, media o baja a las tareas. El código de colores predefinido ayuda a que se representen más gráficamente y sea más fácil una rápida visualización y comprensión.

Además, incluido en los nuevos informes lanzados recientemente en Doolphy hemos añadido un Informe de Tareas que muestra gráficas con la prioridad y estado de las tareas seleccionadas y una tabla de resumen que, además, incorpora la fecha de fin y el progreso que permiten valorar su urgencia.

Si todavía no estás registrado en Doolphy, hazlo ya y podrás organizar tu trabajo de un modo más eficiente. Si ya eres usuario de Doolphy, te animamos a probar ahora este nuevo informe y darnos tu opinión al respecto.