Project Management & Time Tracking, ¿un matrimonio perfecto?
“Un hombre que se atreve a perder una hora de su vida, no ha descubierto el valor de ésta” (Charles Darwin)
Vamos a dedicar el artículo de hoy a ese preciado recurso que más de una vez hemos querido multiplicar o parar: el tiempo.
La evolución de la tecnología nos ha traído nuevas formas de saber cómo estamos distribuyéndolo, especialmente en el ámbito laboral, y el mundo de la gestión de proyectos no se queda atrás. Cuando estamos inmersos en su desarrollo es muy importante conocer el tiempo que le estamos dedicando, pero ¿por qué? A continuación, os presentamos 4 beneficios derivados de la utilización de herramientas de control de tiempo (time tracking) en la gestión de vuestros proyectos, tanto para los que ocupáis la figura de jefe de proyecto como para el resto de participantes:
- Aprender del pasado. Una vez finalizado un proyecto, podremos ver cuánto tiempo hemos invertido en desarrollarlo y si han sido necesarias horas extraordinarias o hemos tenido suficiente con nuestra jornada habitual. Además, disponer de un histórico que contenga el tiempo que hemos empleado en realizarlo, nos valdrá para tomar decisiones futuras en proyectos similares, ya que será útil para la planificación, la definición del alcance y la fijación del precio. Además, contar con pruebas del trabajo realizado nos permitirá llegar a acuerdos más sólidos y creíbles con los clientes.
- Visión general de la situación actual, es decir, ¿cómo se está desarrollando el proyecto? Durante la ejecución, podremos comprobar si el tiempo que estamos invirtiendo en realizar las tareas supera o no al previsto inicialmente. En el primer caso, estaremos en el momento adecuado para realizar una nueva planificación, contratar más recursos, delegar o externalizar. Si, por el contrario, el tiempo de desarrollo está por debajo del previsto, debemos comprobar si realmente se están realizando las tareas marcadas, atendiendo a los requisitos demandados. Es importante monitorizar el proyecto para saber si nos estamos esforzando lo suficiente para conseguir los objetivos.
- Valoración económica del proyecto y de los recursos: el resultado de multiplicar el tiempo previsto para el desarrollo por el coste de cada hora de trabajo de los miembros involucrados en él, nos permitirá conocer su coste total y, consecuentemente, analizar si será rentable. Además, si trabajas como freelance, el reporte de las horas que inviertes, hará posible que factures de acuerdo al esfuerzo real realizado. En cualquier caso, podrás facturar a tus clientes en relación al tiempo real necesario para la ejecución del proyecto. Por último, el uso de un sistema de time tracking te permitirá tener un justificante de las horas extras realizadas y, si así está establecido, te las podrán compensar.
- Mejorar la productividad: saber en qué empleas tu tiempo, y el hecho de tener que reportarlo, hace que lo inviertas de la mejor forma posible. Igualmente, influye en la motivación del trabajador, al ser consciente de que está dedicando tiempo a tareas importantes que tienen un peso relevante sobre el total.
Doolphy, como herramienta de gestión de proyectos, ofrece la posibilidad de recoger el tiempo que dedicamos a cada una de las tareas que componen el proyecto, de forma que los equipos de trabajo puedan beneficiarse de las ventajas descritas. Además, con el objetivo de que la imputación de horas no sea una tarea en sí misma, esta semana hemos estrenado una hoja de tiempos que recoge todas las tareas pendientes en las que estáis asignados, La hoja de tiempos por proyecto que existía anteriormente sigue estando pero la ventaja de la nueva sobre la anterior es la posibilidad de imputar de una vez en todas las tareas en las que estéis trabajando. ¡No dejéis que las posibilidades de mejorar vuestro negocio se os escapen y dadle una solución desde hoy mismo! ;)
