Cómo mejorar la productividad del equipo con una buena organización

Cuando hablamos de la capacidad de organización, nos referimos a aquellos aspectos que un jefe de proyecto debe controlar en relación a la forma de trabajar y a los procesos de soporte necesarios para la correcta ejecución del proyecto. Esto tiene un impacto directo en la productividad personal y colectiva ya que convertirá al equipo en un grupo más eficiente y mejorará su motivación.

Productividad Gestión de Proyectos

 

A continuación, repasamos los principales puntos que debe tener en cuenta un jefe de proyecto para convertirse en un buen “organizador”:

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Las habilidades de comunicación del jefe de proyecto

Sin duda, entre las cualidades que buscamos en los jefes de proyecto están sus habilidades de comunicación. Sin embargo, no siempre es tenido en cuenta a la hora de seleccionar al candidato ideal para ocupar este puesto ni se le presta la suficiente atención en los programas de formación específicos en gestión de proyectos. Consecuentemente, hay veces en las que nos encontramos con jefes de proyecto con excelentes habilidades técnicas y de gestión pero que en realidad son “malos” comunicadores.

¿Por qué es importante?

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Roles y permisos (II): ¡qué el exceso de información no te robe tiempo!

¡Hola a todos!

Hoy queremos contaros más sobre nuestra funcionalidad “Roles y Permisos”. ¿Sabías que incluye una serie de roles predefinidos? Con ellos podéis cubrir vuestras principales necesidades en cuanto a acceso a la información y para vuestro equipo de trabajo.

En F1, los roles del equipo siempre están perfectamente definidos

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Jefe de proyecto: El arte de la gestión

Hace unas semanas, dedicábamos un artículo del Doolphy Blog a la figura del jefe de proyecto, enumerando cada una de las características que consideramos imprescindibles en su puesto. La conclusión fue que debe contar con las capacidades de gestión, liderazgo, comunicación y organización.

En esta ocasión, queremos centrarnos en la primera de ellas, su capacidad como gestor, que debe alcanzar las siguientes áreas de actuación:

  • Gestión del presupuesto. El tiempo y el dinero son recursos que nos acompañan durante todo el viaje que supone un proyecto. Respetar los límites y dirigir la situación en la que se enmarcan son aspectos clave que el jefe de proyecto debe asegurar. Para eso, será necesario utilizar medidas de análisis de su evolución en términos temporales y económicos.
  • Gestión de recursos humanos, incluyendo también la gestión de los conflictos que puedan producirse. El jefe de proyecto es el encargado de elegir al equipo que le acompañe y sobre el que ejerce como “capitán del barco”. Una de las herramientas clave de su gestión tiene que ser una comunicación clara y precisa.
  • Gestión de riesgo: derivado del entorno dinámico en el que se desarrolla el proyecto, ha de hacer frente a la incertidumbre que lo rodea, tener la capacidad de reacción necesaria y tomar las medidas adecuadas para hacer frente a los posibles imprevistos. El jefe de proyecto debe anticiparse a los riesgos existentes para minimizar su impacto en la medida de lo posible.
  • Gestión de stakeholders. La información que tiene que facilitar a cada uno de ellos varía en función de la naturaleza de los mismos. Por ello, un buen jefe de proyecto debe saber adaptarse a cada uno de ellos en función de sus distintos intereses.

Podemos ver cómo la figura del jefe de proyecto tiene un papel fundamental desde el inicio del proyecto, con la fijación de objetivos y debe hacer frente a todos los elementos del entorno que le afecta. Está claro que todo esto no puede hacerlo solo y necesita la ayuda de un equipo con las competencias adecuadas y un software de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades y le facilite las herramientas necesarias de análisis de la información.

¿Aún dudas si una herramienta de gestión de proyectos pueda adaptarse a lo que necesitas? Prueba Doolphy. Miles de usuarios ya se han unido a la Doolphymanía. ¿A qué esperas? ;)

 

Up With Your Projects!

Cómo medir la rentabilidad de un proyecto

Cuando hablamos de la rentabilidad de un proyecto, pensamos inmediatamente en el beneficio económico a obtener. Pero la rentabilidad es un concepto muy amplio que, en función del tipo de proyecto, puede incluir aspectos más cualitativos o intangibles, como pueden ser el conocimiento adquirido, las mejoras operativas conseguidas o incluso la “rentabilidad social”, derivada de aquellos beneficios que un proyecto puede reportar al entorno en el que se desarrolla, lo cual es especialmente relevante, por ejemplo, en proyectos solidarios como los desarrollados por las ONGs dentro de su función social.

Sin embargo, no hay duda de que en muchos proyectos existe el objetivo explícito fundamental de conseguir una rentabilidad económica. El ejemplo más claro que podemos analizar es aquel en el que se realiza un proyecto en base a un precio, previamente pactado con un cliente, o a un presupuesto, si se trata de un proyecto “interno” de la organización que lo desarrolla.

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El tiempo: la importancia de su gestión y monitorización

Esta semana continuamos presentando los nuevos informes que hemos estrenado en Doolphy. En esta ocasión, es el turno del nuevo “Informe de Tiempo”.

En varias ocasiones hemos hablado de la gestión del tiempo, ya que creemos que éste es uno de los principales retos ante el que se enfrenta cualquier trabajador en su día a día. Hemos querido resumir en 3 puntos las reglas o consejos útiles para alcanzar este objetivo de la mejor manera posible:

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Prioridad, urgencia, estado y progreso de las tareas

Un proyecto, al contrario de lo que pudiera pensarse, no es una simple sucesión lineal de tareas. Con frecuencia, hay tareas que coinciden en el tiempo dentro de un proyecto o, incluso, entre distintos proyectos. En estos casos, es fundamental tener claros los criterios para elegir en cual hay que concentrar el esfuerzo en cada momento, analizando la prioridad, urgencia, estado y progreso de las distintas tareas asignadas.

Prioridad y urgencia son conceptos que en ocasiones se confunden pero que responden a aspectos muy diferentes. La urgencia, un concepto más claro, tiene que ver con la restricción temporal existente (la fecha de fin prevista para la tarea) y la necesidad de cumplir con los plazos establecidos.

Sin embargo, la prioridad es una variable más compleja pero también más importante. A la hora de fijar la prioridad de cada una de las tareas deben tenerse en cuenta distintos aspectos:

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¿Sé realmente cómo distribuyo mi tiempo?

Muchas veces, echamos la vista atrás para saber si hemos aprovechado bien el tiempo. Ya sea en momentos de ocio, como por ejemplo a la vuelta de un viaje, o dentro de nuestras obligaciones laborales. Y en el marco de un proyecto, ¿por qué es tan necesario saber en qué empleo mi tiempo?

Tener esta información te resultará muy útil en diferentes etapas del desarrollo del proyecto. En este sentido, podemos destacar 3 grandes ventajas:

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El Diagrama de Gantt, el mejor aliado en la gestión de proyectos

¡Hola!

Ya hemos hablado otras veces de cuáles son las principales claves en toda gestión de proyectos y de cómo la planificación es vital para la consecución de todos los objetivos. Por eso, hoy te queremos presentar una de las principales herramientas usada para una eficaz gestión de proyectos y tareas, el Diagrama de Gantt.

Doolphy Informe Planificacion

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La Gestión de Proyectos y la Gala de los Oscars

El pasado domingo 28 de febrero se celebró la 88ª edición de los premios que otorga la Academia de las Artes y las Ciencias Cinematográficas en Los Ángeles, California, conocidos como los Oscars.

Por este motivo, queremos dedicar el post de esta semana a la organización de eventos entendida como un proyecto. En el caso de los Oscar, la finalidad es la celebración de una gala en la que se entregan los preciados premios que reconocen la labor de profesionales en el ámbito cinematográfico y que arroja las siguientes cifras:

  • Votaron 6.261 miembros de la Academia de Artes y Ciencias de Hollywood.
  • El teatro Dolby (anteriormente llamado Kodak) tiene capacidad para 3.400 espectadores.
  • En la sala del teatro Kodak trabajaban 60 acomodadores.
  • 288 medios oficialmente acreditados para la ceremonia.
  • 63 fotógrafos y 36 periodistas en la alfombra roja.
  • 300 empleados contratados en la oficina de producción del Oscar.
  • 1.500 invitados a la fiesta oficial del Governors Ball.

Recursos que tuvieron que ser perfectamente coordinados, agrupados en tareas previamente planificadas y con la necesidad de respetar límites temporales y económicos. Está claro que es necesaria la figura de un jefe de equipo que coordine y asegure alcanzar los objetivos.

¿Cómo se aplica la gestión de proyectos a la organización de eventos?

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